วิธีการเขียนคำลงท้ายอีเมลธุรกิจ ใช้คำลงท้ายอย่างไรให้ดูมืออาชีพ

สวัสดีครับ! ในฐานะ Publisher ที่ต้องการยกระดับเว็บไซต์สู่การเป็นธุรกิจเต็มตัว บทความก่อนหน้าผมได้แนะนำการตั้งค่าอีเมลธุรกิจอย่าง contact@yourdomain.com เรียบร้อยแล้ว บทความนี้ผมจะไปยังขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง 'ความประทับใจ' ในการติดต่อสื่อสาร ซึ่งคำลงท้ายอีเมล (Email Sign-off) มีบทบาทสำคัญมากครับ

การใช้คำลงท้ายที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพหรือไม่จริงจัง บทความนี้จะสรุปวิธีการเลือกใช้คำลงท้ายให้ถูกโทน ถูกสถานการณ์ และแนะนำโครงสร้าง Email Signature ที่สมบูรณ์แบบสำหรับ Publisher ครับ

1. 4 โทนคำลงท้ายที่ Publisher ควรเลือกใช้

การเลือกคำลงท้ายควรขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับผู้รับ (เช่น ลูกค้าโฆษณา หรือเพื่อนร่วมงานในวงการ)

โทนที่ 1: เป็นทางการและเคารพ (Formal / Respectful)

คำแนะนำ: ขอแสดงความนับถืออย่างสูง, ขอแสดงความนับถือ
สถานการณ์: การติดต่อลูกค้าโฆษณารายใหม่, การส่งใบแจ้งหนี้, การติดต่อธนาคาร หรือการสื่อสารกับหน่วยงานราชการ

โทนที่ 2: เป็นมิตรและสุภาพ (Friendly / Warm)

คำแนะนำ: ด้วยความเคารพ, ขอแสดงความนับถือและขอบคุณ, ขอบคุณและนับถือ
สถานการณ์: การตอบกลับอีเมลปกติ, การติดต่อกับ AD Network ที่คุ้นเคย, หรือการตอบคำถามทั่วไปจากผู้อ่าน

โทนที่ 3: เน้นความร่วมมือ (Action / Collaborative)

คำแนะนำ: ขอบคุณสำหรับการพิจารณา, หวังว่าจะได้รับความร่วมมือจากท่าน, ติดต่อกลับมาได้เสมอครับ
สถานการณ์: การส่งข้อเสนอขายโฆษณา, การนัดหมายการประชุม, หรือการสื่อสารที่ต้องการคำตอบหรือการกระทำจากผู้รับ

2. Checklist: องค์ประกอบสำคัญของ Email Signature

Email Signature ที่ดีทำหน้าที่เป็นนามบัตรดิจิทัลครับ ควรมีข้อมูลครบถ้วนและเป็นไปตามหลัก Brand Identity ของคุณ

ชื่อ-สกุล และตำแหน่ง: ระบุชื่อและตำแหน่งของคุณให้ชัดเจน เช่น "ผู้ก่อตั้งและบรรณาธิการ, Technical Support"
อีเมลธุรกิจ: ใช้ `contact@yourdomain.com` หรืออีเมลเฉพาะทาง (ads@, partner@) เพื่อยืนยันความเป็นมืออาชีพ
ลิงก์เว็บไซต์: ใส่ลิงก์ `https://www.yourdomain.com/`
ลิงก์โซเชียลมีเดีย: ใส่ลิงก์ Twitter หรือ Facebook Page ของเว็บไซต์ เพื่อให้ผู้รับติดตามข่าวสารและตรวจสอบความน่าเชื่อถือได้ง่ายขึ้น

💡 เคล็ดลับ Publisher: ควรมีลายเซ็นอีเมล 2 แบบ

แบบยาว (Full Signature) สำหรับการติดต่อครั้งแรก และแบบสั้น (Short Signature) สำหรับการตอบกลับอีเมลที่ต้องการความรวดเร็วครับ

วิธีตั้งค่า Email Signature ใน Gmail (ใช้กับอีเมลธุรกิจ)

หากคุณใช้ฟีเจอร์ "Send Mail As" ใน Gmail ในการส่งอีเมลธุรกิจ คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นต์อีเมล (Signature) ที่เป็นมืออาชีพได้ตามขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ Gmail แล้วไปที่ การตั้งค่า (Settings) -> ดูการตั้งค่าทั้งหมด (See all settings)
ขั้นตอนที่ 2: อยู่ในแท็บ ทั่วไป (General) แล้วเลื่อนลงไปที่ส่วน ลายเซ็น (Signature)
ขั้นตอนที่ 3: คลิก สร้างลายเซ็นใหม่ (Create new) และตั้งชื่อลายเซ็นต์ เช่น "Business Signature"
ขั้นตอนที่ 4: กรอกข้อมูลลายเซ็นต์ตาม Checklist ที่เราได้แนะนำไป (ชื่อ, ตำแหน่ง, ลิงก์เว็บไซต์, ลิงก์โซเชียล)
ขั้นตอนที่ 5: ในส่วน ค่าเริ่มต้นของลายเซ็น (Signature defaults) ให้คุณเลือกให้ลายเซ็นต์นี้ใช้กับอีเมลธุรกิจของคุณ (contact@yourdomain.com) ทั้งสำหรับอีเมลใหม่และการตอบกลับ (On new emails and on reply/forward) แล้วกดบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างลายเซ็นต์อีเมล (Ready to Copy)

คุณสามารถคัดลอกโครงสร้าง ด้านล่างนี้ไปวางในช่องลายเซ็นต์ (Signature) ของ Gmail แล้วแก้ไขข้อมูลส่วนตัวได้เลยครับ

ด้วยความเคารพ

[ชื่อ-นามสกุลของคุณ]
ตำแหน่ง: ผู้ก่อตั้ง/บรรณาธิการบริหาร | YourDomain.com
Email: contact@yourdomain.com
Social: Facebook / Twitter/X

สรุป

การใช้คำลงท้ายที่เหมาะสมในอีเมลธุรกิจจะช่วยเสริมภาพลักษณ์ของเว็บไซต์ให้เป็นแบรนด์ที่น่าเชื่อถือและมีความเป็นมืออาชีพสูงสุดในสายตาของลูกค้าโฆษณาและคู่ค้าธุรกิจครับ การลงทุนในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ จะส่งผลดีต่อการเติบโตทางธุรกิจในระยะยาวแน่นอนครับ